#blogtime
24/08/18

Часть 2. Планировка офисных пространств, или как угодить каждому работнику

цикл статей об офисах
by Semiletova
Любой проект начинается с технического задания (далее ТЗ). И может быть Вы не задумывались, но грамотно составленное ТЗ может облегчить работу, задать правильный вектор проектирования и избежать ошибок и постоянных переделок. Это утверждение верно как для жилых, так и для офисных пространств. Однако, следует быть готовым к тому, что ТЗ для общественного помещения более обширное, включающее в себя намного больше аспектов, чем ТЗ для жилья.

Чем же это обусловлено? Прежде всего тем, что в офисе работает много людей и, несмотря на то, что мы проектируем универсальное рабочее пространство, необходимо учитывать и индивидуальный фактор.


Итак, как же правильно подойти к составлению ТЗ?

Во-первых, Вы должны быть готовы встретиться не только с советом директоров, но и с начальниками отделов. Главные управляющие компанией могут указать только на то, какие отделы есть в их компании и сколько в них сотрудников, но знать каждого они, конечно, не могут. Директор или совет директоров – это наши конечные потребитель, но офис проектируется не только для них, он проектируется для сотрудников, для тех «звеньев», работа которых влияет на положение дел всей компании. Поэтому с главами компании мы решаем общие вопросы – стиль, наличие тех или иных помещений, вид и функции основных конференц-залов и переговорных, финансовый вопрос.

Далее необходимо спуститься ниже по карьерной иерархии и обратиться к начальникам отделов. Это может быть довольно длительное и энергозатратное мероприятие, но оно точно положительно отразится на вашем проекте. Каждый начальник своего отдела знает каждого сотрудника, знает кто с кем конфликтует, кто разговорчив, а кто предпочитает уединение. Он в курсе, каким именно оборудованием оснащен стол отдельного работника, сколько им в отделе требуется стеллажей для документации и другой информации, которую необходимо учитывать.

Немаловажным вопросом является взаимодействие отделов. Например, сотрудник из отдела разработки программного обеспечения часто взаимодействует с отделом тестирования, но при этом он практически никогда не заглядывает в бухгалтерию. Очевидно, что при таком характере передвижения, необходимо спроектировать размещение отделов так, чтобы между тестировщиками и программистами было комфортное расстояние.

После детальной работы с каждым начальником, я советую составить план-схему взаимодействий. Туда же можно включать и описания/пожелания каждого отдела. Такая схема может выглядеть примерно так:

На работе человек проводит значительную часть жизни, и чтобы повысить качество этой жизни, тем самым увеличив эффективность каждого работника.
Следующий шагом Вы должны посетить существующий офис компании и зайти в каждую комнату, каждый отдел. Это даст Вам полную картину того, что не устраивает сотрудников в функциональном плане. Вы можете отметить это сами, заметив, например, что сотрудник, работающий за двумя мониторами ютится на маленьком столе, или вам могут указать на недостатки и сами работники.

Вы можете подумать, что это слишком высокие требования для составления ТЗ, ведь чаще всего нам достаточно спроектировать просто заданное количество рабочих мест. Тем не менее, Вы должны понимать, что на работе человек проводит значительную часть жизни, и чтобы повысить качество этой жизни, тем самым увеличив эффективность каждого работника, необходимо постараться учитывать все факторы комфорта и выводить их на максимально-возможный уровень.

Что еще нужно учесть при составлении ТЗ?

Немаловажным аспектом являются женщины в компании. Нет, мы не будем говорить про гендерное неравенство, а поговорим про некоторые психологические факторы.

Если в отделе работают женщины, то необходимо подумать, например, о правильной модели стола, где низ будет частично закрыт, потому что психологически это комфортнее для женщины. Также, если в компании преобладает женский пол, то в комнате отдыха не стоит злоупотреблять креслами-мешками, потому что на них просто невозможно красиво сесть и грациозно встать. Если в компании много женщин, это может повлиять и на обустройство кухонной зоны.

Наконец, Мы составили ТЗ. Что же дальше?

Дальше следует этап зонирования и планировочных решений.

Если Ваше ТЗ было составлено грамотно и Вы смогли учесть все возможные факторы, то основное зонирование и деление на большие помещения будет более-менее ясным. Основные трудности будут именно в решении частных вопросов.

При планировании важно помнить о многих факторах:

Необходимо деление на группы. Даже если у вас огромный отдел с сотней сотрудников и Вы поместите всех в одно помещение, то не получите дружелюбной обстановки и хорошей рабочей атмосферы.

Человек лучше работает, если относит себя к определенной команде/группе.
Исследования показывают, что человек лучше работает, если относит себя к определенной команде/группе. Это возможно только если он, хотя бы условно, находится в группе не более 15 человек. Тогда сотрудники группы имеют возможность знать друг друга более близко, чем других, что способствует рабочему общению.
То есть, если у вас большой отдел, необходимо хотя бы стеклянными перегородками разделить его на группы.
Зоны общественного питания являются также довольно сложными в проектировании. Никогда нельзя забывать о разделении потоков тех, кто только зашел и направляется к ленте обслуживания и тех, кто уже уходит. Еще одним из главных факторов является наличие разных типов посадочных мест.

Не нужно забывать о людях, кто любит во время еды, слушать музыку или просто подумать о своих делах, и планировать места «для интровертов», где такой сотрудник не будет чувствовать себя не «в своей тарелке», сидя в одиночестве за большим столом. Самыми популярными являются места на 4 человека. Даже если сотрудники идут обедать вдвоем, они чаще предпочитают стол, рассчитанный на четверых, так как за ним больше места и можно, например, отложить в сторону поднос или положить планшет. В зависимости от размера компании, необходимо предусмотреть и некоторое количество больших столов – на 8-10 человек, где может собираться отдел и обсуждать какую-то рабочую задачу во время обеда.

Следующая важная зона – это туалеты. Тенденция такова, что в настоящее время, проектировщики отказываются от кабинок с открытым низом, так как все сотрудники ценят личное пространство и никто не хочет быть услышанным. В современном общественном санузле лучше применять максимально бесконтактную систему управления приборами.
Комфортный санузел должен быть комфортным и по площади. Этого не всегда удается добиться, но если есть возможность, то лучше сделать пространство санузла больше и установить дополнительную раковину, чем уменьшить так, что нескольким работникам будет уже неудобно находиться в помещении.
Комнаты отдыха. Самый главный принцип помещения для отдыха заключается в том, что отдыхать – не работать. Мы говорим о смене деятельности и смене места. Реальность такова, что большинство офисных сотрудников работают за компьютерами, поэтому если вы предложите им в качестве отдыха просмотр телевизора – это не станет для них эффективным времяпровождением, после которого у них появится дополнительная энергия. Это происходит потому, что способ восприятия информации останется таким же – смотреть в экран. Лучшего отдыха удается добиться тогда, когда пространство и вид деятельности кардинально отличаются от рабочего процесса. Именно поэтому в комнатах отдыха таких «гигантов», как «Google» можно встретить различные виды настольных активностей, инструменты для развития хобби или целые комнаты для созерцания и расслабления.
Одним из важнейших аспектов проектирования офисного пространства является входная группа. И сюда входит не только зона ресепшн. При встрече потенциальным заказчиком или новым сотрудником очень важно первое впечатление. От этого может зависеть и заключение договора, и то, согласится ли человек работать с вами. Поэтому очень важно продумать путь движения гостей до тех мест, где обычно проводятся встречи и собеседования. На этом пути стоит размещать самые презентабельные пространства, возможно какие-то выставочные образцы.
Последнее, о чем я еще не сказала в этом разделе – это пожарные требования. Это очень важно и может привести к изменению всей планировки, потому что она не отвечает требованиям пожарной безопасности. Сюда входят основные показатели расстояний от места размещения людей до эвакуационных путей, ширина коридоров, направление открывания дверей.

Мы поговорили об основных вопросах планирования офиса. Перейдем непосредственно к рабочим местам.

Существует несколько правил, соблюдая которые, сотрудник будет ощущать себя комфортно на рабочем месте.

Прежде всего, запомните главное – за спиной сидящего всегда должна быть хотя бы условная перегородка. Сотрудник никогда не сможет сосредоточиться, если за его спиной проход или большой зал, заполненный людьми. Чаще всего между сотрудниками ставят стеллажи или устанавливают стеклянные перегородки с матовыми полосами на уровне сидящего.

Следующая важная составляющая – это тот факт, что работник должен быть в непосредственной близости с одним человеком, с которым он общается в течении рабочего дня. Зрительный контакт же должен поддерживаться не более чем с тремя сотрудниками отдела, тогда это будет способствовать ощущению нахождения в небольшом социуме, принадлежности к группе. У каждого работника должна быть отдельная тумба для личных и рабочих принадлежностей. Если проектировщик решает использовать длинный стол на несколько человек, необходимо спроектировать его так, чтобы люди за этим столом сидели все равно немного под углом относительно друг друга. Если в отделе часто говорят по телефону, необходимо предусмотреть широкий проход, так как ходьба при разговоре по телефону расслабляет и помогает более ясно излагать свои мысли.

Рабочие места должны располагаться так, чтобы вентиляция и кондиционирование для всех было одинаково комфортным, поэтому важно взаимодействовать с инженерами на этапе проектирования. Необходимо также предусматривать одинаково комфортный подход к офисному оборудованию для всех, кто им пользуется.

Помните, что офис не может быть универсальным для всех, он проектируется под индивидуальные потребности. Поэтому у вас могут появиться и другие аспекты, которые будут необходимо учесть в проектировании рабочих мест.

Последний раздел, который я хочу затронуть – это мебель. Современные разработки – это уже давно не угловой стол с полочкой для монитора. Сейчас наиболее актуальна трансформируемая мебель. Прежде всего это касается регулирования высоты и наклона стола. Нужно понимать, что за стандартным столом, высотой 75см, не может быть одинаково комфортно человеку с ростом 160 см и человеку с ростом 190 см.
Передовые компании, такие как «Apple», идут еще дальше и предлагают использовать «стоячие» рабочие места, а точнее рабочие места с возможностью трансформации до положения, в котором, рабочий стол можно будет использовать, стоя за ним.
Стулья должны быть прежде всего с поясничной поддержкой. Большим плюсом будут различные регулировки спинки, подлокотников и поддержка головы, но это более дорогие варианты.
Что ж, Мы рассмотрели некоторые современные тенденции проектирования офисных пространств. Не забывайте, что дизайнер – это человек, который решает очень много вопросов, ответами на которые, служат не только красота и эффектность, но и грамотные планировочные решения, способствующие комфортному пребыванию в этой среде человека.

Кстати, при проектировании офиса, существует небольшая хитрость, которая поможет оценить насколько удобно Вы всё спланировали. Придите в офис, который был сделан под вашим руководством, через полгода, и, если Вы заметите, что какая-то мебель переставлена и что-то передвинуто, значит Вы чего-то не учли. Поэтому желаю вам удачных проектов, которые не изменятся в процессе эксплуатации!